Is een Vertrouwenspersoon verplicht ?
Is een vertrouwenspersoon verplicht ?
Veiligheid op de werkvloer wint gelukkig steeds meer aan belang in onze maatschappij, mede door recente ontwikkelingen bij grote bedrijven. Deze urgentie komt snel op de voorgrond, ook in de politiek. De Tweede Kamer heeft een versneld wetsvoorstel ingediend dat het verplicht maakt voor alle bedrijven om een externe vertrouwenspersoon aan te stellen, met als voornaamste doel het voorkomen van misstanden op de werkvloer. Op 23 mei 2023 heeft de Tweede Kamer gestemd, waarbij een meerderheid zich heeft uitgesproken voor de verplichte aanstelling van een externe vertrouwenspersoon bij bedrijven met meer dan 10 medewerkers. Het wachten is nu op de goedkeuring van de eerste kamer.
Waarom een wettelijk (externe) vertrouwenspersoon verplichten ?
Werkgevers, zowel groot als klein, zijn volgens de Arbowet wettelijk verplicht om een veilige werkomgeving te bieden aan werknemers, inclusief aandacht voor psychosociale arbeidsbelasting. Het voorgestelde wetsvoorstel verplicht werkgevers om een externe vertrouwenspersoon aan te stellen, ongeacht de bedrijfsomvang. Hiermee beoogt de Tweede Kamer de rechtspositie van de vertrouwenspersoon in organisaties te versterken en gedragsverandering te stimuleren, wat resulteert in een veiligere werkplek voor alle medewerkers.
Een externe vertrouwenspersoon is een onafhankelijk persoon waarmee medewerkers vertrouwelijk kunnen spreken over ongewenste omgangsvormen of niet integer handelen. Hieronder vallen onder andere meldingen van pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie, maar ook machtsmisbruik, fraude, of diefstal. Aangezien deze zaken nadelige gevolgen kunnen hebben voor medewerkers, is het belangrijk dat ze dit vertrouwelijk kunnen bespreken met een onafhankelijk persoon. De rol van een externe vertrouwenspersoon omvat het opvangen en begeleiden van de medewerker, om samen te komen tot mogelijke vervolgstappen.
Welke opties hebben werkgevers ?
Zodra de wetswijziging wordt doorgevoerd, hebben werkgevers in principe twee opties. Ze kunnen kiezen voor het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon binnen de organisatie of het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon. Beide opties vallen onder de wetswijziging, en werkgevers kunnen zelf de keuze maken.
Het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon betekent dat binnen de organisatie een medewerker de rol van vertrouwenspersoon krijgt. Deze persoon vervult de rol naast zijn/haar eigen functie. Om deze rol goed te vervullen, moet de werkgever de interne vertrouwenspersoon opleiden, wat zowel financieel als qua tijdsinvestering een uitdaging kan zijn. Het is ook belangrijk op te merken dat de interne vertrouwenspersoon zijn/haar baan kan opzeggen, waardoor opnieuw investeren in een interne vertrouwenspersoon nodig kan zijn. Ook kunnen conflictsituaties tussen de interne vertrouwenspersoon en een medewerker moeilijk intern op te lossen zijn.
Als alternatief kunnen werkgevers ervoor kiezen om een externe vertrouwenspersoon in te schakelen door een gecertificeerde, onafhankelijke professional in te huren. Deze externe vertrouwenspersoon is vaak aangesloten bij een gespecialiseerde organisatie, wat tijds- en opleidingskosten bespaart. Medewerkers kunnen een beroep doen op de externe vertrouwenspersoon voor meldingen van ongewenste omgangsvormen en niet integer handelen. Het inschakelen van een externe vertrouwenspersoon garandeert professionele hulp en de meest actuele kennis.
Wat zijn de gevolgen voor ondernemers zonder (externe) vertrouwenspersoon ?
De ondernemingsraad, werknemersvertegenwoordiger, evenals werknemers, kunnen bij niet-naleving van deze wetgeving een klacht indienen bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Als een werkgever geen protocol heeft voor eventuele problemen op de werkvloer, kan de conclusie snel zijn dat de organisatie onvoldoende heeft gedaan om ongewenst gedrag te voorkomen. Het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon en het hebben van een protocol bij ongewenst gedrag helpt werkgevers aansprakelijkheid en juridische problemen te voorkomen.
Voordelen van het verplicht stellen van een (externe) Vertrouwenspersoon
De gevolgen van ongewenste omgangsvormen kunnen een grote impact hebben op medewerkers, wat resulteert in ongelukkigheid, verminderde productiviteit, ziekteverzuim, het zoeken naar ander werk, of zelfs arbeidsongeschiktheid. Onderzoek van Arbobalans in 2020 toont aan dat 64% van de 6 miljard aan verzuimkosten het gevolg is van werkgerelateerde psychische klachten. Werkgevers zijn wettelijk verplicht om zorg te dragen voor het welzijn van hun personeel, zowel fysiek als psychisch en sociaal. Het verplicht stellen van een externe vertrouwenspersoon draagt bij aan het creëren van een veilige werkomgeving voor medewerkers.
Of het nu gaat om een groot of klein bedrijf, er werken mensen die verschillende ervaringen op de werkvloer hebben. Het is van cruciaal belang dat werknemers vertrouwelijk kunnen praten met een onafhankelijk persoon
De rol, verplichtingen en opleiding van een vertrouwenspersoon
Wat is de rol van een vertrouwenspersoon?
Uw medewerker kan zelf de vertrouwenspersoon benaderen zonder de leidinggevende in te lichten. De vertrouwenspersoon bespreekt met uw medewerker het probleem en de stappen die al zijn ondernomen. Vervolgens worden mogelijke vervolgstappen besproken om uw medewerker te begeleiden bij het omgaan met ongewenst gedrag. Alle besproken informatie valt onder het beroepsgeheim en wordt strikt vertrouwelijk behandeld.
De vertrouwenspersoon fungeert als een luisterend oor voor uw medewerker en biedt tevens ondersteuning bij het bespreekbaar maken van het probleem binnen de organisatie. Zie hier een video van het ministerie van Sociale zaken en Werkgelegenheid.
Slachtoffers van ongewenst gedrag ervaren vaak een verminderde productiviteit en melden zich vaker ziek, gemiddeld maar liefst 7 dagen per jaar meer dan hun collega’s. Als werkgever is het van groot belang om meldingen van ongewenst gedrag adequaat en zorgvuldig te begeleiden om langdurige arbeidsongeschiktheid, schadevergoeding of ontslag te voorkomen.
Ongewenst gedrag kan verschillende vormen aannemen, zoals discriminatie, pesten, agressie en (seksuele) intimidatie. De Externe Vertrouwenspersoon is dé partner voor werkgevers die niet alleen voldoet aan hun wettelijke plicht, maar ook oog heeft voor een veilige en gezonde werkomgeving. De Externe Vertrouwenspersoon beschikt over alle nodige kennis, expertise en ervaring om werkgevers te helpen bij het bieden van een veilige werkomgeving waarin medewerkers zonder terughoudendheid of consequenties ongewenst gedrag kunnen melden.
Een externe vertrouwenspersoon inhuren ?
Bij Vertrouwenspersoonfriesland bent u aan het juiste adres, wij bieden professionele en gecertificeerde vertrouwenspersonen die ook nog eens letterlijk en figuurlijk de taal spreken van de medewerkers. In het Nederlands of Fries ? Een mannelijke of vrouwelijke vertrouwenspersoon ? Geen probleem, wij regelen het graag en groeien ook qua tarieven met jullie mee.
Is een externe vertrouwenspersoon inhuren duur ?
De opleiding van een vertrouwenspersoon is best kostbaar, je moet al gauw denken aan 2500,- euro en dan heb je het verlies aan declarabele uren nog niet eens meegerekend en ook de jaarlijkse bijscholing (PE punten) met de Intervisie momenten niet.
Wat zijn de verplichtingen omtrent ongewenst gedrag op de werkvloer volgens de Arbeidsomstandighedenwet?
Een manier om aan deze verplichtingen te voldoen, is het aanstellen van een (externe) vertrouwenspersoon. Er bestaan echter misvattingen onder ondernemers die dit als onnodig beschouwen, vaak om de volgende redenen:
Bij mij gebeurt dat niet
Ondanks de overtuiging dat ongewenst gedrag binnen het bedrijf niet voorkomt, is de realiteit anders. Agressie op de werkvloer, maar ook pesten, discriminatie en (seksuele) intimidatie, zijn toenemende problemen. Ondernemers kunnen zich niet altijd bewust zijn van ongewenst gedrag, aangezien percepties variëren. Wat voor de ene persoon acceptabel is, kan voor de ander kwetsend zijn.
De deur staat altijd open, een vertrouwenspersoon is niet nodig
Toegankelijkheid van de ondernemer en open deuren bij verantwoordelijke managers zijn positieve aspecten voor een prettige werksfeer. Desalniettemin is het onwenselijk dat de ondernemer of iemand met HRM-taken de rol van vertrouwenspersoon op zich neemt, gezien mogelijke belangenconflicten. Het aanstellen van een interne of externe vertrouwenspersoon is daarom aan te raden.
Een vertrouwenspersoon is niet verplicht, toch?
Hoewel een vertrouwenspersoon momenteel niet verplicht is, kan dit in de toekomst veranderen, gezien een initiatiefwetsvoorstel in behandeling is. Niettemin moet een werkgever wel voldoen aan de verplichting om werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting, waaronder ongewenst gedrag. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een effectieve manier om hieraan te voldoen.
Wat doet een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon biedt ondersteuning aan medewerkers met meldingen of klachten over ongewenst gedrag. Hierbij wordt gekeken naar informele oplossingen en indien nodig wordt de medewerker doorverwezen naar hulpverlenende instanties. Tevens adviseert en ondersteunt de vertrouwenspersoon werkgevers en leidinggevenden bij het voorkomen van ongewenste omgangsvormen. Bedrijven hebben de keuze tussen een interne of externe vertrouwenspersoon.
Belang van opleiding vertrouwenspersoon
Bij interne vertrouwenspersonen is het vaak onduidelijk wat hun taken en rollen precies zijn. Gebrek aan kennis en scholing leidt tot grote verschillen in kwaliteit en professionaliteit. Indien gekozen wordt voor een interne vertrouwenspersoon, is het essentieel om ervoor te zorgen dat deze medewerker goed wordt opgeleid. Hiermee wordt niet alleen de kwaliteit gewaarborgd, maar laat het bedrijf ook aan toezichthoudende instanties zien dat het goed is geregeld.
info@vertrouwenspersoonfriesland.nl
© Alle rechten voorbehouden 2023