Externe Vertrouwenspersoon

Is de organisatie waarin je actief bent bezig met het ontwikkelen van beleid met betrekking tot psychosociale arbeidsbelasting? In dat geval kan de benoeming van een vertrouwenspersoon zomaar op de agenda staan. Hoe geef je invulling aan deze rol? Kies je voor een interne of externe vertrouwenspersoon? Dit zijn vragen die veel organisaties op dit punt bezighouden. Misschien overweeg je zelf aan de slag te gaan als externe vertrouwenspersoon voor verschillende organisaties? In dit artikel belichten we de voor- en nadelen van de verschillende rollen.

Actief beleid
Een sociaal veilige werkomgeving wordt steeds belangrijker voor veel organisaties. Een actief beleid gericht op een dergelijke veilige en aangename werksfeer biedt diverse voordelen, zoals meer werkplezier, hogere productiviteit, lager ziekteverzuim, en verminderde personeelskosten. Een essentieel onderdeel van dit beleid is de vertrouwenspersoon. Met een vertrouwenspersoon creëert de organisatie een plek waar medewerkers veilig en anoniem hun verhaal kunnen doen wanneer zij te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen.

Interne vertrouwenspersoon
Veel organisaties kiezen voor een interne vertrouwenspersoon, iemand die al binnen de organisatie werkzaam is. Vaak wordt gekozen voor iemand die van nature al een aanspreekpunt is voor veel collega’s bij vragen en problemen. Deze persoon kent de organisatie, de bedrijfscultuur, en de medewerkers. Bij het benoemen van een interne vertrouwenspersoon is het belangrijk om rekening te houden met de primaire functie van de persoon. Sommige combinaties zijn niet aan te raden, zoals bijvoorbeeld een HR-manager of een lid van de OR. Een vertrouwenspersoon heeft een onafhankelijke functie en legt uitsluitend verantwoording af aan het management.

Voordelen interne vertrouwenspersoon:

Kent de bedrijfscultuur goed, wat bijdraagt aan het eerder signaleren van problemen.
Is al bekend bij collega’s, wat de toegankelijkheid vergroot.
Collega’s voelen zich eerder vertrouwd met de persoon, waardoor de drempel lager kan zijn om naar de vertrouwenspersoon toe te stappen.

Nadelen interne vertrouwenspersoon:
De persoon is al bekend in de organisatie, wat het lastiger maakt om een objectieve houding aan te nemen. De interne vertrouwenspersoon moet altijd alert zijn in welke rol bepaalde informatie met de vertrouwenspersoon wordt gedeeld:
vertrouwenspersoon of werknemer. De persoon heeft een bekende positie binnen de organisatie, wat voor sommige medewerkers de drempel juist kan verhogen. Het geven van ongevraagd advies aan het management kan lastiger zijn. Bij afwezigheid is vervanging regelen niet altijd eenvoudig. Er kan belangenverstrengeling ontstaan tussen de rol van de vertrouwenspersoon en de andere functie. Extra kosten voor de organisatie in de vorm van opleiding en bijscholing. De medewerker kan ontslag nemen of een functie aannemen die niet meer te combineren is met de taak als vertrouwenspersoon.

Externe vertrouwenspersoon
Wanneer organisaties kiezen voor een externe vertrouwenspersoon, wordt iemand buiten de organisatie aangesteld. Deze persoon is niet werkzaam binnen de organisatie en vervult uitsluitend de rol van vertrouwenspersoon. Voorafgaand worden afspraken gemaakt over het uurtarief of in de vorm van een abonnement. Een externe vertrouwenspersoon kan rechtstreeks worden ingehuurd als zelfstandige of via een bureau.

Voordelen externe vertrouwenspersoon:
De persoon heeft direct een onafhankelijke positie in de organisatie en kan daardoor makkelijker een objectieve houding aannemen. Er is meer afstand tot de organisatie, waardoor medewerkers eerder naar de vertrouwenspersoon stappen. De vertrouwenspersoon heeft ruime ervaring en is wellicht bekend met andere rollen, zoals mediator, coach, etc. Bij afwezigheid kan er eenvoudiger voor een vervanger worden gezorgd. Keuze wanneer er behoefte is aan een extra mannelijke of vrouwelijke vertrouwenspersoon. Bij meerdere vestigingen kan, bij het Vertrouwenspersoon Friesland, met één overeenkomst de vertrouwenspersoon dekking worden geregeld.
Geen kosten voor opleiding en bijscholing, geen risico op het niet voldoen aan de wetgeving wanneer de interne Vertrouwenspersoon een nieuwe baan vindt.

Nadelen externe vertrouwenspersoon:
Meer moeite om de vertrouwenspersoon bekend en vindbaar te maken binnen de organisatie.
Door de afstand nemen medewerkers wellicht minder snel contact op.
De vertrouwenspersoon heeft meer tijd nodig om de bedrijfscultuur te leren kennen.

Combinatie intern en extern
Grote organisaties kiezen vaak voor een combinatie van zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon. Hiermee krijgen medewerkers de keuze naar wie ze kunnen stappen, waardoor de drempel verder wordt verlaagd. Bovendien is het prettig voor beide vertrouwenspersonen om elkaar op te zoeken om te sparren en te overleggen. Als een vertrouwenspersoon een melding niet kan oppakken vanwege belangenverstrengeling of privézaken, kan de andere persoon de melding overnemen.

Conclusie: de keuze voor een interne of externe vertrouwenspersoon is afhankelijk van de specifieke situatie binnen een organisatie. Belangrijke overwegingen zijn onder andere het aantal vestigingen, de grootte van de organisatie, en het aantal afdelingen.

Wil je overleggen welke keuze het meest geschikt is voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op via info@vertrouwenspersoonfriesland.nl. We helpen je graag de juiste keuze te maken.